ניתן להגדיר משימות לביצוע מתוך סעיפים של סיכום דיון. אבל, ניתן להגדיר גם משימות לביצוע בלי קשר לסיכום דיון, ולשייך את המשימות למבנה ולנושא. ניתן להגדיר לכל משימה נמען לביצוע ותאריך יעד לביצוע, מה שהופך את המשימות לכלי חיוני לבקרה על התקדמות תהליכים בפרויקט.

לכל משימה ניתן להגדיר גם משימת משנה, וכך ניתן למעשה ליצור היררכיה שבה גורם בכיר מקבל משימה, ומתוכה הוא מגדיר משימות משנה לדרגים הכפופים לו.

כדי ליצור משימה חדשה יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. בתפריט הראשי, ללחוץ על “משימות” > “צור משימה“:

2. נפתח טופס להגדרת משימה חדשה:

3. בטופס הנ“ל יש לבצע את הפעולות הבאות: – ללחוץ על “מבנה” ולבחור את המבנה הרלוונטי. – ללחוץ על “נושא” ולבחור את הנושא הרלוונטי. – ללחוץ על “נמענים לביצוע” ולבחור את המשתתפים האחראים לביצוע המשימה. – ללחוץ על “נמענים לידיעה” ולבחור את המשתתפים שצריכים להיות מיודעים על המשימה. – ללחוץ על “סיום מתוכנן” ולבחור את תאריך היעד לביצוע המשימה. – אם רוצים, ניתן לצרף למשימה קובץ כלשהו, באמצעות לחיצה על “צרף קובץ” ובחירת הקובץ הרצוי. – ניתן להגדיר למשימה דחיפות מ-1 עד 9 (1 = הדחיפות הנמוכה ביותר, 9 = הדחיפות הגבוהה ביותר). לסיום, ללחוץ על הכפתור “שלח“.

1. ברשימת המשימות ללחוץ על המשימה שמתחתיה רוצים להגדיר משימת בת.
2. בחלק התחתון של המסך, מעל תוכן המשימה, ללחוץ על הכפתור “משימת בת”:
3. בחלון שנפתח להגדיר משימה כרגיל: לבחור מבנה, נושא, התחלה מתוכננת וסיום מתוכנן, נמענים לביצוע ונמענים לידיעה, להגדיר דחיפות מ-1 עד 9 (1 דחיפות נמוכה, 9 דחיפות גבוהה), לצרף קובץ/קבצים אם נחוץ ולהקליד את כותרת ואת תוכן המשימה. לסיום ללחוץ על “שלח”. 
4. כאשר מעיינים במשימה שהיא משימת בת, ניתן לחזור ממנה בקלות אל המשימה שממנה היא נוצרה, באמצעות לחיצה על הכפתור “משימת אב” מעל תוכן המשימה:

כדי לעקוב אחר ביצוע המשימות, ניתן לעיין ברשימת המשימות ולמיין אותה על פי מועד הסיום המתוכנן. באופן זה, המשימות שאמורות להתבצע ראשונות יופיעו בראש הרשימה, ומשימות עם מועד סיום מתוכנן רחוק יופיעו בסוף הרשימה. את הרשימה ניתן לסנן לפי מבנה, לפי נושא, לפי האחראי לביצוע המשימה ולפי פרמטרים נוספים, ובאופן זה להציג רק את המשימות הרלוונטיות.

כדי לעיין ברשימת המשימות יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. בתפריט הראשי ללחוץ על “משימות” > “לטיפול היום“: (משימות מוגדרות כמשימות “לטיפול היום” אם תאריך ההתחלה שלהן חל היום, או אם תאריך ההתחלה שלהן כבר עבר ועדיין לא הסתיים הטיפול בהן)

1. בתפריט הימני ללחוץ על “משימות” > “לטיפול היום”.
2. מעל רשימת המשימות ללחוץ על כותרת העמודה “סיום מתוכנן”. לאחר הלחיצה, יופיע משולש שחור קטן לצד כותרת העמודה. ללחוץ על כותרת העמודה שוב, ולוודא שקודקוד המשולש מצביע כלפי מעלה. זו אינדיקציה לכך שרשימת המשימות ממוינת לפי תאריך הסיום המתוכנן בסדר עולה – כלומר המשימות שתאריך הסיום שלהן הכי קרוב יוצגו ראשונות, והמשימות שתאריך הסיום המתוכנן שלהן הכי רחוק יוצגו אחרונות:

אם כבר הגיע תאריך ההתחלה המתוכננת שהוגדר על ידי יוצר המשימה החדשה, החיווי “חדש” יופיע תחת התפריט “משימות” בכפתור “משימות חדשות”:

אם תאריך ההתחלה המתוכננת שהוגדר על ידי יוצר המשימה חל בעתיד, יופיע חיווי חדש בכפתור “משימות לטיפול עתידי”:

כאשר משתתף מוסיף הערה חדשה למשימה, יופיע חיווי “חדש” בתפריט המשימות בכפתור “הערות חדשות”:

כדי להציג ברשימת המשימות רק משימות שעונות לקריטריון מסוים, למשל משימות ששייכות לנושא מסוים, או משימות שהוגדר להן אחראי ביצוע מסוים, יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. בחלון של רשימת המשימות, ללחוץ למעלה על “חיפוש“:

   

2. נפתחת חלונית חיפוש:

   

3. בחלונית הנ“ל ניתן להזין את הקריטריונים לחיפוש: מילים שמופיעות בתוכן המשימה או בתוכן של הערה למשימה, משימות הקשורות למבנה או נושא מסוים, משימות שנוצרו על ידי משתתף מסוים או שהוטלו על אחראי ביצוע מסוים. ניתן גם להגדיר סינון לפי סטטוס המשימה והתאריכים שלה. לסיום ללחוץ על הכפתור “חיפוש”. 

    

בנארית תכנון ופיקוח מאפשרת לך להגדיר דרגת דחיפות אישית למשימות שאתה מקבל, כדי שתוכל לתעדף את הטיפול במשימות השונות שעליך לבצע.

כברירת מחדל, כאשר אתה מעיין ברשימת המשימות, בנארית תכנון ופיקוח מציגה אותן כשהן ממוינות לפי דרגת הדחיפות האישית בסדר יורד, מדרגת הדחיפות הגבוהה ביותר (9) לדרגת הדחיפות הנמוכה ביותר (1). לכן, הגדרת דחיפות אישית למשימה היא דרך נוחה וקלה להציג את המשימות בסדר שמתאים לסדר העדיפויות שלך.

כדי להגדיר דרגת דחיפות אישית למשימה, יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. ברשימת המשימות, ללחוץ על המשימה שעבורה אתה רוצה להגדיר דחיפות אישית.
2. בחלק התחתון של המסך, פתח את הרשימה הנפתחת “דחיפות אישית” ובחר את דרגת הדחיפות האישית הרצויה (9 היא דרגת הדחיפות הגבוהה ביותר ו-1 היא דרגת הדחיפות הנמוכה ביותר):3. הגדרת דרגת דחיפות אישית מסייעת בהצגת רשימת המשימות בהתאם לסדר שבו אתה רוצה לטפל בהן, כיוון שכברירת מחדל המשימות מוצגות על פי סדר הדחיפות האישית מהגבוה לנמוך:

1. ברשימת המשימות ללחוץ על המשימה שרוצים להוסיף לה הערה.
2. בעקבות הלחיצה על המשימה, החלון נחצה, ובחלק התחתון של המסך מוצג תוכן המשימה.
3. בחלק התחתון של המסך, מעל תוכן המשימה, ללחוץ על הכפתור “הערה”:
4. בחלון שנפתח לכתוב את תוכן ההערה. ניתן גם לצרף קובץ על ידי לחיצה על הכפתור “צרף קובץ” ובחירת הקובץ/קבצים מתוך תיקיה. לסיום ללחוץ על “שלח”: