


יומני עבודה בבנארית תכנון ופיקוח נועדו להחליף את היומנים הידניים המסורבלים ומטרתם לתעד ולעקוב באופן יומיומי אחר הפעילות באתר הבניה מבחינת מזג אוויר, כוח אדם, כלים, התקדמות הביצוע, בדיקות, ביקורות, ביקורים וכו‘. ליומן ניתן להעלות תמונות רלוונטיות התומכות בתיעוד. מי שמופקד על התיעוד ביומן העבודה הוא נציג מטעם הקבלן המבצע ומפקח מטעם מזמין העבודה. על כל יום ביומן חותמים הצדדים באופן דיגיטלי באמצעות הקלדת סיסמה. הודות למנגנון החיפוש ניתן לאתר בקלות ובמהירות מידע ביומן, וכמו כן ניתן להפיק דוחות מרכזים לגבי כמות שעות העבודה של פועלים וכלים בחתך תקופתי.
ניתן לצפות בסרטון הדרכה המדגים כיצד להגדיר ולעצב יומן עבודה בקישור הזה.
כדי להגדיר יומן עבודה חדש יש לבצע את הפעולות הבאות:1. בתפריט הראשי לבחור “הגדרות” > “הגדרת יומני עבודה“:
2. נפתח המסך “הגדרת יומני עבודה” שמציג את רשימת יומני העבודה הקיימים (אם הוגדרו כבר). כדי להוסיף יומן חדש ללחוץ בצד שמאל למעלה על כפתור ההוספה (הפלוס):
3. נפתח המסך “הגדרת יומן עבודה“:
במסך הנ“ל יש להזין את שם היומן, את המבנה, המפקח, האחראי לביצוע (=הקבלן המבצע), את טווח התאריכים שלגביו נדרש התיעוד (תאריך התחלה וסיום).
שימו לב: ניתן להזמין משתתף חדש לבנארית תכנון ופיקוח בתור מפקח או אחראי לביצוע תוך כדי הגדרת יומן העבודה, כפי שמוסבר כאן.
פרמטרים נוספים בהגדרת יומן עבודה:
“תצוגת שם הפרויקט ביומן” – האם להציג או לא להציג את שם הפרויקט בדפי היומן.
“דיווח חדש מבטל חתימה” – האם בכל פעם שמוסיפים דיווח ליומן, לבטל באופן אוטומטי את החתימה? אם כן, זה מחייב את הצד החותם לחתום מחדש.
“חובה רצף יומי של דיווחים” – אם נבחרה האפשרות “כן“, לא ניתן יהיה לדלג על ימים ביומן מבלי לדווח. ברירת המחדל היא “לא“, כלומר לאפשר ימים ללא דיווחים.
לסיום שלב זה בהגדרת יומן העבודה ללחוץ על “שמור“.
לאחר הקמת יומן העבודה, יש לעבור לשלב הבא בהגדרת יומן העבודה והוא השלב של עיצוב יומן העבודה. שלב זה כולל בחירת סוגי הדיווח שיופיעו בכל דף של יומן העבודה, ואופן פריסת הדיווחים בדף.
כדי לעצב את יומן העבודה יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. בתפריט הראשי לבחור “הגדרות” > “הגדרת יומני עבודה“:
2. נפתח המסך “הגדרת יומני עבודה” ובו רשימת יומני העבודה הקיימים. ברשימה יופיע גם יומן העבודה החדש שהגדרנו בשלב הקודם. כדי להתחיל לעצב את היומן יש ללחוץ על שמו ברשימת יומני העבודה:
3. נפתח המסך “הגדרת יומן עבודה“. בחלק התחתון של המסך תחת “סוגי דיווח” מופיע כברירת מחדל סוג הדיווח “מזג אוויר“. סוג דיווח זה מאפשר לצדדים המתעדים ביומן העבודה לדווח על מזג האוויר בכל יום של עבודה באתר על ידי בחירה מתוך רשימת פריטים:
4. כברירת מחדל, רשימת הפריטים של סוג הדיווח “מזג אוויר” ריקה. כדי להוסיף אפשרויות בחירה (כגון “שמש“, “מעונן“, “גשם“, “שרבי“, “סוער“) יש ללחוץ על הקישור “רשימת פריטים“. נפתחת חלונית המאפשרת להוסיף פריטים לרשימה של סוג הדיווח “מזג אוויר“. ללחוץ על כפתור ההוספה (הפלוס):
5. נפתחת חלונית להוספת פריט לרשימה. להקליד את תיאור הפריט ואת המקבילה האנגלית שלו וללחוץ על “הוסף“:
6. הפריט מתווסף לרשימה, ואז ניתן לחזור ולהוסיף עוד פריטים באמצעות כפתור ההוספה:
7. לאחר שהוספנו בדרך שתוארה לעיל את הפריטים הרצויים לרשימה של סוג הדיווח “מזג אוויר“, ללחוץ על “סגור חלון“:
8. סוג הדיווח היחיד שקיים כרגע ביומן החדש שהגדרנו הוא “מזג אוויר“. כעת נוסיף סוג דיווח חדש עבור כוח אדם. כדי להוסיף סוג דיווח חדש, יש ללחוץ על כפתור ההוספה במסך “הגדרת יומן עבודה” בכותרת של החלונית “סוגי דיווח“:
9. נפתחת רשימת אפשרויות לצד הכפתור. לבחור מהרשימה “כח אדם“:
10. נפתח החלון של הגדרת סוג הדיווח “כוח אדם“:
11. במסך הנ“ל יש לבחור את הפרמטרים הרצויים לגבי סוג הדיווח הזה. שימו לב לפרמטרים “מפקח יכול לדווח” ו“האחראי לביצוע יכול לדווח“: בשני הפרמטרים האלה ברירת המחדל היא “כן“, כלומר שני הצדדים יכולים להוסיף דיווחים בסוג הדיווח הזה, אבל אינם חייבים להוסיף דיווח. ניתן לקבוע שאחד מהצדדים יכול לדווח והשני לא, וניתן לקבוע גם שאחד הצדדים או שני הצדדים חייבים לדווח את סוג הדיווח הזה, ואז לא ניתן לחתום על היום בלי שמופיע בו סוג הדיווח הזה.
לגבי “מיקום בעיצוב היומן“: אפשר לקבוע באיזה מקום בדף יופיע סוג הדיווח. בדוגמה הנ“ל, קבעתי שסוג הדיווח יופיע בשורה הראשונה, בעמודה השנייה ויתפוס 33%(שליש) מרוחב הדף ביומן.
לאחר שסיימנו להגדיר את הפרמטרים לסוג הדיווח “כוח אדם“, ללחוץ על “אישור“.
12. סוג הדיווח “כוח אדם” מתווסף לרשימת סוגי הדיווח ביומן העבודה:
13. אם רוצים לערוך שינויים כלשהם בפרמטרים של סוג הדיווח, יש ללחוץ על כפתור העריכה בשורה של סוג הדיווח הרלוונטי:
14. בחלון שנפתח לערוך את השינויים הרצויים וללחוץ על “אישור“:
15. ניתן להוסיף עוד סוגי דיווח בהתאם לצורך, בהתאם לשלבים שתוארו מסעיף 8 עד 14.
16. הנה כך נראה מסך “הגדרת יומן עבודה” לאחר שהוספתי לו עוד שני סוגי דיווח: כלים והתקדמות הביצוע:
שימו לב: כאשר מוסיפים לרשימת סוגי הדיווח סוג דיווח “מזג אויר“, “כח אדם” או “כלים” – הדיווח ביומן יהיה באמצעות רשימת פריטים, כלומר רשימה נפתחת שבוחרים ממנה את האפשרות הרצויה. לעומת זאת, כאשר מוסיפים סוג דיווח מסוג “טקסט“, הדיווח ביומן יהיה באמצעות הקלדת טקסט חופשית לתיבת טקסט.
כללי
ביומני העבודה של בנארית תכנון ופיקוח ניתן להגדיר בקשות לאישור. את הבקשות לאישור ניתן לשלוח מתוך יומן העבודה לנמען פנימי או חיצוני לפרויקט. הנמען שאליו ממוענת הבקשה לאישור יכול לאשר את הבקשה או לדחות אותה, וניתן גם להוסיף הערות לבקשה. אישור הבקשה על ידי הנמען לבקשה מתבצע על ידי הכנסת סיסמת המשתמש וחתימה דיגיטלית. המערכת שולחת לנמען הבקשה תזכורות למייל כדי שיגיב לבקשה. כל בקשה לאישור וההערות הקשורות אליה מתועדות ביומן העבודה, כמו גם אישור הבקשה והחתימה הדיגיטלית של המאשר או הדחייה של הבקשה במקרה שנדחתה.
כדי לאפשר שליחה של בקשות לאישור מתוך יומן עבודה יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. במסך של יומן העבודה ללחוץ על כפתור ההגדרות:
2. נפתח מסך ההגדרות. ללחוץ על הלשונית “סוגי דיווח“:
3. נפתחת הלשונית “סוגי דיווח”. ללחוץ על הכפתור “הוספת סוג דיווח”:
4. בתפריט שנפתח לבחור “בקשת אישור”:
5. נפתחת החלונית “הוספת סוג דיווח”.
יש להגדיר בחלונית זו את הפרמטרים הרצויים לסוג הדיווח “בקשת אישור”, כלומר מי מהצדדים רשאי להגדיר בקשות לאישור, והיכן ביום של יומן העבודה ימוקם סוג הדיווח הזה. לסיום ללחוץ על “אישור”:
כדי לשלוח בקשת אישור מתוך יומן עבודה יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. בלוח השנה של יומן העבודה ללחוץ על היום שבו רוצים להגדיר את הבקשה לאישור:
שימו לב: ניתן להגדיר בקשה לאישור רק ביום הנוכחי.
2. נפתחת החלונית של היום ביומן העבודה. בסוג הדיווח “בקשת אישור” ללחוץ על כפתור הוספת הדיווח (הפלוס):
3. נפתחת החלונית “בקשת אישור”.
– בשדה “נמענים” לבחור את הנמען או הנמענים לבקשה. (ניתן גם להגדיר נמען חיצוני)
– בשדה “תוכן הבקשה” להקליד את הבקשה.
– לסיום ללחוץ על “אישור”:
4. הנמען לבקשה מקבל תזכורת במייל על כך שיש בקשה שממתינה לאישורו. כמו כן, עם הכניסה ליומן העבודה מופיע קישור לבקשה שממתינה לאישורו:
5. בלחיצה על הקישור, נפתחת רשימת הבקשות שעדיין לא נענו. ברשימת הבקשות יש ללחוץ על הבקשה שאותה רוצים לאשר/לדחות:
6. נפתחת חלונית הבקשה, ובה רואים את תוכן הבקשה.
הנמען יכול להעיר הערה בשדה “הערה”, לאשר את הבקשה על ידי לחיצה על הכפתור “אישור הבקשה”, או לדחות את הבקשה על ידי לחיצה על הכפתור “דחיית הבקשה”:
7. כאשר הנמען לוחץ על “אישור הבקשה”, נפתחת חלונית “חתימת האישור”.
בחלונית זו, יש להקליד את סיסמת המשתמש בשדה “הכנס סיסמא”, ולאחר מכן לחתום חתימה דיגיטלית בתיבה המיועדת לכך. לסיום ללחוץ על “אישור הבקשה”:
8. כאשר הנמען לוחץ על “דחיית הבקשה” נפתחת חלונית שבה יש להזין את סיבת הדחייה בתיבה המיועדת לכך, ולסיום ללחוץ על “דחייה”:
כדי להזין דיווח ליומן, יש להיכנס בנארית תכנון ופיקוח בנארית עם שם המשתמש שהוגדר בתור אחראי הביצוע (הקבלן) או עם שם המשתמש שהוגדר בתור המפקח. לצורך הדוגמה, אני אכנס לבנארית תכנון ופיקוח עם שם המשתמש של אחראי הביצוע שהגדרתי כאשר הקמתי את היומן (קבלוניץ), ואוסיף דיווח ליומן.
כדי להוסיף דיווח ליומן העבודה יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. ללחוץ בתפריט הראשי על “יומני עבודה” > וברשימת יומני העבודה לבחור את יומן העבודה הרלוונטי. במקרה הזה אבחר ביומן “הדגמה“:
2. לאחר בחירת יומן העבודה, נפתח לוח שנה בתצוגה חודשית. יש ללחוץ על התאריך של היום שבו רוצים להוסיף את הדיווח. בדוגמה זו אבחר בתאריך ה-15 בנובמבר 2016:
3. נפתח החלון של היום הספציפי, ובחלון זה אפשר להכניס את הדיווחים:
4. תחילה, אדגים הוספת דיווח על מזג האוויר. יש ללחוץ על כפתור ההוספה (הפלוס) במשבצת של סוג הדיווח “מזג אוויר“:
שימו לב: כפתור ההוספה (הפלוס) של סוג הדיווח מזג אוויר הוא בצבע כתום. זאת אינדיקציה לכך שמדובר בסוג דיווח שמוגדר כחובה עבור אחראי הביצוע. סוגי דיווח שמוגדרים חובה משמעותם שכל עוד לא הוכנס בהם דיווח, לא ניתן יהיה לחתום על היום ולסגור אותו.
5. לאחר לחיצה על כפתור ההוספה, נפתחת החלונית “דיווח מזג אוויר“. לפתוח את רשימת האפשרויות ולבחור את האפשרות המתאימה. בדוגמה זו אבחר “גשום“:
במידת הצורך ניתן להוסיף הערה בהקלדה חופשית. לסיום ללחוץ על “אישור“.
6. כעת הדיווח מופיע ביומן, עם אינדיקציה על ידי מי הוא דווח ומתי:
7. כעת נוסיף דיווח לגבי כוח אדם באתר. יש ללחוץ על כפתור הפלוס במשבצת של סוג הדיווח “כח אדם“:
שימו לב: כפתור הפלוס כאן הוא בצבע תכלת, וזאת אינדיקציה לכך שמדובר בדיווח רשות שאינו חובה. גם אם לא נדווח דבר בסוג הדיווח “כח אדם“, אפשר יהיה לחתום ולסגור את היום ביומן. אם רוצים להפוך סוג של דיווח לדיווח חובה, יש לשנות את ההגדרות של יומן העבודה (מהתפריט הראשי לבחור “הגדרות” > “הגדרת יומני עבודה“)
8. לאחר לחיצה על כפתור הפלוס, להוספת דיווח מסוג “כח אדם“, נפתחת החלונית הבאה:
שימו לב: אם בשלב של הגדרת יומן העבודה לא הוגדרו פריטים לגבי סוג הדיווח “כח אדם“, הרשימה של הפריטים תהיה ריקה, אך ניתן להוסיף לה פריטים תוך כדי הדיווח ביומן על ידי לחיצה על המילים “הוסף חדש“כאשר הסמן נמצא בשדה “סוג“:
9. לאחר לחיצה על “הוסף חדש” נפתחת חלונית שבה ניתן להזין את הפריט החדש לרשימת הפריטים של כוח אדם. יש להקליד את הפריט הרצוי:
10. אני אקליד לדוגמה, “פועל מקצועי“. לסיום ללחוץ על “אישור“:
11. לאחר שקבענו את הפריט (פועל מקצועי) צריך להזין נתונים בשדה “כמות” (כלומר כמה פועלים) ובשדה “שעות” (כמה שעות הם עבדו):
12. כאשר עוברים לשורה חדשה, נוכל להוסיף באותו אופן, על ידי לחיצה על “הוסף חדש“, פריטים נוספים לרשימת כוח האדם, ולהזין לגבי כל אחד מהפריטים כמות ושעות. הנה חלונית דיווח כוח אדם לאחר שהוספתי כמה פריטים:
שימו לב: הוספת הפריטים לרשימה בהקלדה היא פעולה חד–פעמית. מרגע שהוספנו את הפריטים לרשימה, בנארית תכנון ופיקוח זוכרת את הפריטים הללו. בפעם הבאה שנרצה לדווח ביומן העבודה בסוג הדיווח “כח אדם“, כבר תיפתח הרשימה עם הפריטים שהוספנו, ורק נצטרך לבחור מתוך הרשימה מבלי להקליד.
לאחר שסיימנו להזין את כל הפריטים הרלוונטיים לסוג הדיווח “כח אדם“, יש ללחוץ על “אישור“.
13. והנה כך נראה הדיווח על כוח האדם ביומן העבודה:
14. להוספת דיווח בסוג הדיווח “כלים” יש ללחוץ על כפתור הפלוס במשבצת של סוג הדיווח “כלים“:
15. נפתחת חלונית “דיווח כלים“. בשדה “סוג” מופיעה רשימה נפתחת של הכלים שהוזנו בעת הגדרת יומן העבודה. אם הכלי שרוצים לדווח עליו לא מופיע ברשימה, יש ללחוץ על “הוסף חדש” ולהוסיפו (כפי שהוסבר קודם):
16. לאחר שבוחרים מהרשימה את הכלי הרצוי, יש להזין כמות ושעות:
17. כאשר עוברים לשורה חדשה, תופיע שוב רשימת הפריטים וכך ניתן להמשיך ולמלא את דיווח הכלים. הנה כך נראה הדיווח לאחר שהוספתי לו מספר פריטים, והזנתי את הכמות והשעות לגבי כל כלי:
לסיום ללחוץ על “אישור“.
18. כך נראה דיווח הכלים ביומן לאחר לחיצה על “אישור“:
19. סוג הדיווח “התקדמות הביצוע” הוא טקסטואלי, בשונה מהדיווחים הקודמים. כלומר, כאשר נלחץ על כפתור “הוסף דיווח” (הפלוס), תיפתח חלונית שבה נוכל להקליד טקסט באופן חופשי לגבי התקדמות העבודות באתר:
שימו לב: לגבי סוג הדיווח הזה, קיימת אפשרות לדרוש אישור מהצד השני (אישור ספציפי לדיווח הזה) או לשמור את הדיווח כטיוטה, אם עדיין לא רוצים לחשוף את הדיווח לעיני הצד השני (בהמשך ניתן יהיה לבטל את הסטטוס של הדיווח כטיוטה ולהציגו לצד השני):
20. והנה כך נראה היום המלא ביומן, לאחר שמולאו כל סוגי הדיווח:
לאחר שכל דיווחי החובה מולאו, צריכים הצדדים לחתום על היום ביומן העבודה.
1. כדי לחתום על יום ביומן יש ללחוץ בצד שמאל למטה (בדף של היום הרלוונטי כמובן) על המילים “חתום כאן“:
2. לאחר לחיצה על המילים “חתום כאן” תיפתח חלונית להזנת סיסמת המשתמש (המהווה חתימה דיגיטלית על היום ביומן העבודה). יש להזין את הסיסמה וללחוץ על “אישור“:
3. תופיע הודעה על כך שאם יתקבלו דיווחים נוספים, תידרש חתימה מחדש:
ללחוץ על “סגור“.
4. לאחר החתימה, תופיע אינדיקציה בתיבה “חתימות” בצד שמאל למטה לגבי התאריך והשעה שבה בוצעה החתימה:
5. כדי שיום ביומן העבודה ייחשב חתום, שני הצדדים צריכים לחתום, לכן בתיבת “הצעד הבא” מופיעה כעת ההנחיה “חסרה חתימת מפקח“:
6. אני אכנס כעת לבנארית תכנון ופיקוח עם שם המשתמש של המפקח כדי להוסיף את חתימתו ובכך לסגור את היום.
לאחר שנכנסתי עם שם המשתמש של המפקח, אני בוחר בתפריט הראשי “יומני עבודה” > ומסמן את יומן העבודה הרלוונטי:
7. לאחר שאני בוחר את יומן העבודה, מוצג החודש הרלוונטי. כפי שאפשר לראות בצילום המסך הבא, ביום שבו הכניס הקבלן את הדיווחים וחתם, מופיעה התראה “חסרה החתימה שלך“:
8. כדי להוסיף חתימה, יש ללחוץ על היום ביומן העבודה, ובחלונית של היום ללחוץ בצד שמאל למטה על הקישור “חתום כאן“:
9. נפתחת חלונית להכנסת סיסמה (כאמור, הקלדת הסיסמה מהווה חתימה דיגיטלית). יש להזין את הסיסמה וללחוץ על “אישור“:
10. מופיעה הודעה על כך שהחתימה התקבלה והיום ננעל. משמעות הדבר היא שלא ניתן לשנות דבר בדיווחים של היום החתום. אם רוצים בכל זאת לערוך שינויים כלשהם, יש לשלוח לצד השני בקשה לפתוח את היום (כפי שיוסבר בהמשך):
בהודעה הנ“ל ללחוץ על “סגור“.
11. הנה כך נראה היום החתום במלואו:
כפי שניתן לראות בצילום המסך הנ“ל, בתיבת “הצעד הבא” בצד שמאל למעלה מופיעה הודעה שהיום חתום, ומתחתיה יש קישור שבאמצעותו אפשר לשלוח בקשה לצד השני לפתוח את היום אם יש צורך להוסיף דיווחים. בצד שמאל למטה, בתיבה “חתימות, יש אינדיקציה לתאריך והשעה שבה חתמו הצדדים על היום.
12. כאשר מסתכלים על יום חתום בתצוגה החודשית של יומן העבודה, הוא נראה כך:
1. כדי לאפשר לצדדים המדווחים ביומן העבודה לכתוב הערות על הדיווח של הצד השני, או על דיווח שהם עצמם דיווחו, יש לוודא שבהגדרות של סוג הדיווח ביומן העבודה נקבע שאפשר להוסיף הערות.
הנה לדוגמה, כך נראות ההגדרות של סוג הדיווח “מזג אוויר” בהגדרות של יומן העבודה:
כפי שרואים בצילום המסך הנ“ל, בפרמטר “הערות לדיווח” נבחרה האפשרות “כן“, וזה אומר שהצדדים המופקדים על דיווח ביומן העבודה יכולים להוסיף הערות לסוג הדיווח הזה.
2. אם בהגדרות של סוג הדיווח נקבע שניתן להוסיף לו הערות, יופיעו מתחת לדיווח ביומן העבודה המילים “כתוב הערה“:
יש ללחוץ על המילים “כתוב הערה“.
3. בחלונית שנפתחת, להקליד את ההערה וללחוץ על “אישור“: