בבנארית תכנון ופיקוח ניתן להזמין פלוטים ממכון העתקות לגבי תוכניות שהועלו, ולעקוב אחר סטטוס ההזמנה עד שהיא מבוצעת על ידי מכון ההעתקות המספק את השירות. בכפוף לנהלים שנקבעו על ידי הנהלת הפרויקט, ייתכן שהזמנה שתיצור תעבור תחילה לאישור מנהל הפרויקט, ורק לאחר שהוא יאשר אותה היא תישלח לביצוע על ידי מכון ההעתקות. מכון ההעתקות יעדכן את סטטוס הטיפול בהזמנה מרגע שקיבל אותה, ואתה תוכל לעקוב אחר הטיפול בהזמנה ממסך ההזמנות על ידי עיון בסטטוס ההזמנה. להלן יוסבר איך ליצור הזמנה ואיך לעקוב אחר סטטוס הטיפול בה.
כדי להזמין פלוט ממכון העתקות יש לבצע את הפעולות הבאות:
-
בתפריט הראשי ללחוץ על “תוכניות“:
-
ברשימת התוכניות לסמן את התוכנית שממנה רוצים להזמין את הפלוט (ניתן לסמן מספר תוכניות ובלבד שהן שייכות כולן לאותו מבנה):
-
ללחוץ למעלה על הכפתור “צור הזמנה” (הכפתור עם ציור המדפסת):
-
נפתח החלון “יצירת הזמנה בפרויקט“:
בחלון הנ“ל יש לבחור את מכון ההעתקות הרצוי, את הגורם המשלם, להזין שם הזמנה, ולהגדיר תאריך אספקה רצוי.
שם התוכנית והקבצים הנלווים הרלוונטיים (קבצי פלוט ו-PDF) יופיעו אוטומטית בהזמנה.
ללחוץ על “המשך“. -
נפתח חלון לבחירת פריטי ההדפסה:
בחלון הנ“ל מופיעה שורת הזמנה נפרדת לכל קובץ, שיש להגדיר בה את הפריט הרצוי (מתוך הרשימה הנפתחת), את המידה של הפריט, את הכמות, ואת הנמען למשלוח.
כדי למחוק שורה מההזמנה (אם היא לא נחוצה) ניתן ללחוץ על כפתור הפח בקצה הימני של השורה.
כדי להוסיף פריט לשורה ניתן ללחוץ על הכפתור “הוסף פריט“.
בשדה “הערה כללית” ניתן לכתוב הערות למכון ההעתקות.
לסיום, ללחוץ על “שלח הזמנה“.
תופיע הודעה על כך ש“ההזמנה נקלטה“:
שימו לב: אם נקבעה תקרת סכום להזמנה, ייתכן שתופיע הודעה על כך שההזמנה ממתינה לאישור המנהל. במקרה כזה, ההזמנה תועבר אל מכון ההעתקות רק לאחר שמנהל הפרויקט יאשר אותה.
ללחוץ על “סגור חלון“.
